После подписания Договора и Соглашения о конфиденциальности начинается работа по внедрению Битрикс24.

В самом начале вы собираетесь с нашей командой специалистов, чтобы обсудить ваши бизнес-процессы. Вы передаете ваши материалы о ваших бизнес-процессах - в виде схем, регламентов или устно (что имеется). Далее уточняются требования к реализации проекта. Руководитель проекта может сделать вам запрос на предоставление данных для интеграций с внешними сервисами, а именно: 

- доступы к личному кабинету телефонии

- доступы к аккаунтам социальных сетей

- доступы к агрегаторам социальных сетей

- доступы к корпоративной почте (обычно такое происходит, когда создаются совершенно новые почтовые ящики без истории и после подключения пользователями меняются пароли)

- шаблоны документов, которые нужно интегрировать

Просьба подготовить все эти данные в самые кратчайшие сроки после старта, чтобы реализовать проект максимально быстро.

По результатам предпроектного аудита формируется документ "Техническое задание" (простое), в котором прописываются требования к автоматизации, а также план модернизации Битрикс24. Подробнее про разработку простого технического задания можно почитать тут - https://aupil.com/newpostpm_6_368/

Требования к автоматизации передает Функциональный Заказчик, который потом также будет и принимать результаты работы. Как правило - это или директор, или собственник бизнеса, или руководитель отдела продаж, или директор по развитию или коммерческий директор. 

Функциональный Заказчик - это тот человек, который:

- задает цели и задачи автоматизации в соответствии с бизнес-требованиями (какие KPI должны считаться, какая мотивация у менеджеров, как быстро должны отвечать менеджеры клиентам и т.д)

- отлично понимает бизнес-процессы (какие этапы продаж, что должны делать менеджеры и другие сотрудники)

- в дальнейшем будет обеспечивать и контролировать работу менеджеров в портале Битрикс24 (мотивировать, поправлять, обеспечивать достаточный уровень технической поддержки, продумывать, как улучшить работу, формировать заявки специалистам по автоматизации на расширение и модернизацию автоматизации)

- внутри своей команды будет собирать требования, выяснять пожелания, инициировать и проводить мозговые штурмы - как лучше выстроить работу в Битрикс24

- скажет "нам надо, чтобы работало именно так", "наши процессы выглядят так", "да, на этом шаге должно уходить сообщение клиенту"

- главный среди всех, кто будет принимать решение со стороны Заказчика - что ТЗ утверждено и нужно автоматизировать в соответствие с ним

- тот, кто принимает решения и берет на себя ответственность за результаты вместе с нашей командой

С нашей стороны Бизнес-аналитик и Старший специалист по автоматизации предлагают своё видение, дают рекомендации и советы, а также вырабатывают технологические решения по автоматизации и выстраиванию этапов работы с клиентами в Битрикс24, а также к карточкам клиентов, для того чтобы работа вашей компании была эффективной. Также наши специалисты предлагают решения, которые позволят улучшить работу в Битрикс24 и сделать ваши процессы эффективнее благодаря автоматизации.

Что делаете вы сами на этапе разработки ТЗ в рамках данного пакета:
После того, как мы выслали вам документ ТЗ (в формате Word), мы ждем от вас вторую версию этого документа - с вашими ПРИМЕЧАНИЯМИ либо устного обсуждения (еще одна ВСТРЕЧА на 1 час), на котором мы вместе "пройдемся по ТЗ", а вы озвучите свои "за и против" и дадите всякие дополнения.

Примечания с вашей стороны нужны примерно в таком формате:

1) Какие вам еще поля нужно видеть в карточке клиента? какие данные вам бы пригодились в работе? Предложите их нам (письменно или устно обсудим)
2) Какие операции, действия сотрудников, еще хотелось бы автоматизировать помимо тех, что мы учли и предложили в разделе "Автоматизация" - дайте свои комментарии в виде примечаний в документе или можем обсудить устно, если так удобнее
3) Согласны ли с выделением именно таких этапов воронки, которые мы предложили, или всё-таки хотели бы, чтобы был еще какой-то этап или должно выглядеть иначе по вашему мнению - напишите свои примечания в документе или обсудим устно.

Письменные примечания создаются в документе с помощью специальной функции "Создать примечания"

Да вот в принципе и всё, что требуется от вас.

Все эти вопросы касаются ваших процессов работы, и НЕ требуют знания инструмента.
Вы говорите пожелания по бизнесу (бизнес-требования), а мы уже будем их анализировать, перекладывать "на технический язык", соглашаться с вашими корректировками и предложениями или предлагать альтернативные более эффективные варианты автоматизации, исходя из нашего опыта.

После разработки технического задания специалист приступит к настройкам, которые входят в пакет БАЗОВОЕ ВНЕДРЕНИЕ, которое можно реализовать и на бесплатном тарифе. Но далее, все работы ниже, доступны только на коммерческих тарифах или демо-версии, которая действует 30 дней.

Обучение из Базового внедрения будет происходить позднее, после настроек автоматизации.

Специалист опрашивает вас, или получает ваши требования письменно, к ролям в портале и их правам к разделу CRM. 

Например, у вас в портале может быть Администратор портала, который может видеть всё, редактировать всё и изменять настройки. А может быть Директор, который тоже всё видит (всех клиентов, все задачи, все отчеты, всю статистику), но не может вносить изменения в настройки. А роль "Менеджер" может иметь права на работу только со своими клиентами и т.д.

Права настраиваются на все разделы Битрикс24 отдельно. В данной работе подразумевается настройка ролей и прав доступа к CRM.

Специалист присваивает роли к подразделениям в организационной структуре компании, созданной еще при Подключении пользователей (см. пакет СТАРТ.КОРПОРАТИВНЫЙ или БАЗОВОЕ ВНЕДРЕНИЕ). Это позволяет в будущем приглашать сотрудников сразу в правильное подразделение и не беспокоиться о его правах в портале (что он может видеть, а что нет)

Что могут видеть Экстранет-пользователи можно почитать здесь - https://helpdesk.bitrix24.ru/open/7215253, https://helpdesk.bitrix24.ru/open/1272892

По окончанию работы вы можете войти в раздел CRM - Настройки - Права - и проверить сделанные настройки в соответствие с техническим заданием.

Настраиваются сколько угодно ролей (обычно их около 5)

По составленному техническому заданию, после настройки эффективной воронки продаж и обслуживания клиентов, а также карточек клиентов настраивается та самая АВТОМАТИЗАЦИЯ. В лидах и одном (как правило, основном) направлении сделок настраивается примерно 25-35 роботов или активити бизнес-процессов (БП).

Например, с помощью роботов настраиваются автоматические ответы клиентам на оставленные ими заявки на вашем сайте, настраиваются автоматически выставляемые задачи и уведомления (напоминания) для менеджеров отдела продаж и руководителя отдела продаж.

С помощью триггеров сделки могут переноситься в определенную стадию автоматически, если, например сменился Ответственный менеджер, который ведет клиента.

С помощью активити БП может Менеджер может нажатием на одну кнопку: автоматически сформировать правильный Договор и отправить его на почту и в мессенджер клиенту (всего 2-4 активити) в виде публичной ссылки на уже подписанный! документ. 

Как вам? Автоматизация это очень круто!

В рамках данной задачи и в рамках текущего пакета внедрения проводится онлайн-практикум для сотрудников, на котором показывается - как подключить электронную почту на вашем почтовом сервисе.

Во время практикума сотрудники работают за своим рабочим компьютером и повторяют действия специалиста и в случае возникновения сложностей сообщают о них.

Если у кого-то не получилось подключить почту с первого раза, то наш специалист оказывает техподдержку в индивидуальном порядке каждому сотруднику, у которого возникли проблемы с подключением (всего до 10 сотрудников).

Если проблема окажется сложной и не решаемой со стороны Битрикс24, то наш специалист создаст обращение в техническую поддержку почтового сервиса и предложит решение, чтобы подключить почту всех сотрудников.

Если вы передаете нам доступы к электронным ящикам и пользователям, то мы входим в портал под аккаунтами пользователей и проводим подключение самостоятельно, выдавая вам готовые аккаунты с подключенной почтой. Далее вам нужно будет заменить пароль в почте и аккаунтах Битрикс24.

Также мы передаем вам готовые инструкции по подключению почты, чтобы вы могли на них опираться в будущем.

Что делаете сами
Выбираете электронные адреса, которые нужно подключить к Битрикс24 и у каких сотрудников
Для интеграции с почтой лучше всего выбирать почтовый сервис Яндекс, так как он наименее проблематичный при подключении. Рекомендуем создать корпоративные электронные адреса для своих сотрудников на своем собственном домене.
Корпоративные электронные адреса вы создаете самостоятельно,

Опции
Если вам нужна помощь в создании корпоративной почты (выбор и покупка домена, хостинга, создание адресов), то мы можем оказать вам техническую поддержку за дополнительную плату. Расчет стоимости услуги по запросу.

Для интеграции с телефонией для начала нужно определиться - какой у вас будет оператор связи.

Если мы с вами внедряем телефонию Битрикс24, то наш специалист консультирует вас по оформлению договора с оператором связи, выбору и аренде номера, показывает, как пополнять баланс. Также наш специалист собирает требования по распределению звонков (на всех менеджеров сразу или только на одного, или по очереди) и настраивает работу телефонных номеров в Битрикс24, с учетом прочих нюансов.

Если наша задача - подключить внешнюю SIP-телефонию, то вы передаете нам доступ от личного кабинета облачной или виртуальной АТС (например, Мегафон или Билайн). Наш специалист выясняет требования к распределению звонков, какие пользователи будут работать с телефонией и в самой виртуальной/облачной АТС производит интеграцию с Битрикс24 (сопоставление пользователей, включение опций распознавания ответственных и другое)

Наш специалист также консультирует вас как лучше будет работать с телефонией с учетом специфики вашего бизнеса, с учетом требований к аналитике по работе с клиентами.

После произведенных настроек наш специалист тестирует работу телефонии, настраивает права доступа к телефонии и проводит вам обучение - "Как работать со звонками (откуда звонить, где смотреть записи, статистику)"

Инструкции по подключению, по которым будет выполняться работа:

https://helpdesk.bitrix24.ru/open/6534597

https://vats.megafon.ru/setup_bitrix24

Иногда требуется интеграция через SIP-коннектор - https://vats.megafon.ru/sip-connector-bitrix24

Что вы делаете сами
Принимаете решение, какой будет оператор связи
Тариф SIP-телефонии (Мегафон,  Билайн и т.д.) вы выбираете самостоятельно, консультируясь со специалистами вашего оператора связи. 
Также вы самостоятельно со специалистами вашего оператора связи определяете и настраиваете в своей виртуальной/облачной АТС правила маршрутизации, перенаправления звонков, какие номера лучше использовать (федеральные, или обычные), сколько будет номеров и т.д.

Опции для компаний от 5 сотрудников
Если вам нужно подобрать оптимальную и самую экономичную схему телефонии для вашей компании, то вы можете дополнительно заказать аудит и разработку технологического решения по телефонии стоимостью 30 000 руб

В рамках пакета предлагается интеграция с 3мя соц.сетями или мессенджерами на ваш выбор (Instagram, Viber, WhatsApp, ВКонтакте и Facebook, Avito,Telegram, Одноклассники) - объедините все каналы коммуникаций в одной системе!

Соц.сети и мессенджеры могут быть подключены как напрямую (бесплатно), так и через внешние платные сервисы (ежемесячная оплата).

По всем нюансам и стоимости вас проконсультирует наш Менеджер по продажам, поможет определиться - как всё-таки лучше будет подключить и какие есть ограничения и выгоды.

Существует три схемы работы по интеграции:

Схема №1. Вы передаете нам логины и пароли от ваших аккаунтов социальных сетей и мы подключаем всё самостоятельно

Схема №2. Вы передаете нам доступы к сервисам-агрегаторам социальных сетей и мессенджеров (PACT или WAZZUP), мы созваниваемся с вами и вы с нашим сопровождением подключаете ваши мессенджеры и социальные сети к агрегатору; затем наш специалист осуществляет самостоятельно интеграцию агрегаторов с Битрикс24

Схема №3. Мы созваниваемся с вами и сопровождаем вас при подключении соц.сетей и мессенджеров к Битрикс24 или к агрегатрорам (PACT или WAZZUP)

Для подключения Telegram от вас понадобится создание специального бота в Telegram через Bot_Father. Как это сделать расскажет наш специалист - вы сможете выполнить все необходимые действия под его чутким руководством.

--

После подключения социальных сетей наш специалист настраивает для вас Открытую линию - то есть правила общения с клиентами (время ожидания ответов, KPI, автоматические ответы, права доступа) с учетом ваших требований и с учетом специфики вашего бизнеса, выдает рекомендации, какие параметры лучше задавать.

После настроек Открытых линий наш специалист тестирует интеграцию и проводит практикум (буквально на 10-15 минут) для вас и ваших сотрудников "Как работать с Открытыми линиями, как писать клиентам, где смотреть статистику"  

Что делаете сами
Вы самостоятельно настраиваете оформление в ваших социальных сетях
Сами создаете аккаунты в социальных сетях

ВАЖНО!

Перед интеграцией вы должны убедиться, что имеете доступ к электронной почте и телефонам, которые использовались для регистрации в ваших социальных сетях, каналах, группах и страничках. При интеграции может произойти выход со ВСЕХ устройств и вам понадобится восстанавливать пароль. 

Если у вас не будет доступа к телефону или почте, которую вы использовали при регистрации в соц.сетях - ВЫ МОЖЕТЕ ПОТЕРЯТЬ АККАУНТ НАВСЕГДА! Это ваша ответственность, будьте внимательны!

КАК ПОДКЛЮЧАЕТСЯ WHATSAPP - ЧИТАЙТЕ ЗДЕСЬ

В рамках пакета предлагается интеграция 3х шаблонов документов.
Если вам нужно интегрировать Договор с Дополнительными соглашениями и Приложениями, и Спецификациями, то тогда одним документом будет считаться Договор, вторым - Спецификация, третьим - Дополнительное соглашение и т.д.

Одна организационная форма вашего контрагента = один шаблон документа.
Например, Договор для ООО и для ИП - содержит разные поля и формулировки и они могут быть использованы в автоматизации как разные сущности, для них могут быть созданы отдельные поля в Сделке. Это разные шаблоны документов.

Специалист берет ваши шаблоны документов и вставляет в них коды полей из CRM, например, реквизиты из карточки Компании, чтобы они автоматически подставлялись при подготовке документа.

Если каких-то полей не хватает, то специалист создает недостающие поля в соответствующих сущностях CRM (в сделке, контакте, компании, счете, предложении или лиде) с учетом возможностей и ограничений стандартных функций системы Битрикс24.

При загрузке шаблона документа в систему специалист также:

- настраивает нумератор (присваивание уникальных номеров документам при их создании)

- загружает ваше изображение подписи и печати

- настраивает права доступа для сотрудников для работы с документов и прочие настройки по отображению документа

После настроек специалист проводит обучение для вас и ваших сотрудников (около 15-20 минут) - "Как работать с интегрированными шаблонами, как их формировать, где смотреть список документов, как их можно отправлять клиенту, где их хранить" 

Что делаете сами
Вы самостоятельно подготавливаете шаблоны документов и их оформление (шрифты, таблицы, ширину колонок в столбцах таблиц, исправляете опечатки, убираете из документа всевозможные выделения цветом
Убеждаетесь, что в документах, где должна быть таблица, у вас вставлена именно ТАБЛИЦА, но не рисунок на фоне текста
Подготавливаете качественно фото печати и подписи (БЕЗ ФОНА) в нужном размере и цвете
Предоставляете нам скан документа, демонстрирующий правильное расположение подписи и печати

Опции
Если вам нужна помощь с подготовкой качественного изображения подписи и печати без фона и в нужном размере, то тогда вы можете заказать у нас работу по редактированию графики. Работа составит +2 часа к пакету внедрения (+4200 руб.)

Перед приемкой мы обязательно проводим внутреннее тестирование получившейся автоматизации и контроль качества.

После настройки автоматизации и тестирования результат демонстрируется Функциональному Заказчику - тому, кто определяет требования и принимает результат работ. Это должен быть ОДИН ОТВЕТСТВЕННЫЙ сотрудник со стороны Заказчика. Для демонстрации работ перед обучением мы встречаемся не более 2х раз по 1 часу.

В каждом подразделении может быть свой Функциональный Заказчик.

Если мы настраивали воронку продаж, то это должен быть один главный человек, который отвечает за процессы продаж, например, Руководитель отдела продаж. Мы сдаем работу именно ему. А он сдает работу Директору, например, который ему поставил задачу - внедрить CRM.

Если мы настраивали воронку по реализации проектов, то Функциональным Заказчиком может быть Руководитель отдела управления или производства.

Если за работу с социальными сетями отвечает маркетолог - то он будет Функциональным Заказчиком и он будет принимать решение о том, какие настройки должны быть выполнены и устраивает ли его получившийся результат.

За все приемку всех работ может быть назначен и один сотрудник со стороны Заказчика, значит именно он будет утверждать результаты.

В процессе и после демонстрации результатов со стороны Заказчика собирается общий список замечаний и пожеланий, на основании которого ОДНОКРАТНО вносятся корректировки. По завершению корректировок мы переходим к обучению.

Читайте про обучение в описании Пакета - БАЗОВОЕ ВНЕДРЕНИЕ

Обучение по Лидам и Сделкам, которое входит в Базовое внедрение, будет проведено в расширенном формате - с учетом настроенной автоматизации.

Гарантийную техническую поддержку оказываем в течение 6 месяцев после завершения внедрения, разумеется бесплатно (и независимо от покупки лицензии).

Плюс консультационную техническую поддержку оказываем БЕСПЛАТНО в течение 2х месяцев после активации лицензии.
А также ДАРИМ вам от 2 до 6 часов дополнительных работ на улучшения и корректировки (сверх приобретенного пакета внедрения), которые вы можете истратить на любые работы по автоматизации, разработке инструкций или дополнительное обучение в течение этих же 2х месяцев. Объем часов зависит от выбранной лицензии Битрикс24.

Дополнительно про платную техподдержку можно почитать тут:

1) Консультационная техподдержка - https://aupil.com/b24support/

2) Техподдержка с доработками - https://aupil.com/b24topsupport/

3) Или же просто выкупите у нас от 8 до 20 часов на ближайшие 2 месяца и поручайте нам какие угодно задачи по автоматизации!

Наша ставка = 2100 руб./час.