Пилотное внедрение системы управления

Риски

Без тестирования системы при внедрении новых правил во всей компании, на всех проектах, руководители обычно сталкиваются с гораздо большим объемом затрат относительно затрат на тестирование системы управления.

Связано это с тем, что не отлаженная система может нести с собой избыток или недостаток каких-операций, что может привести не к тем результатам, которые ожидались от внедрения управления проектами, а также к отторжению системы сотрудниками. Также есть риск, что новая система "не приживется" и процессы компании "откатятся" на предыдущий уровень развития.

Развитие системы

Внесение корректировок в систему управления - это непрерывный процесс, т.к. система должна расти и развиваться вместе с бизнесом. И внедрение новой системы управления должно быть плавным, поэтапным для получения ожидаемого результата и закрепления системы в компании.

Пилотное внедрение системы управления позволяет стабилизировать новые процессы управления и обеспечить эффективность деятельности в период изменений.

повышение эффективности

Внедрение новой системы управления для роста бизнеса - это поэтапный процесс. После разработки системы и перед введением её в промышленную эксплуатацию необходимо пройти через тестовый период для оценки эффективности системы и корректировки внедряемых регламентов и инструментов.

Это крайне важно для минимизации рисков финансовых потерь, связанных с ошибками в управлении. Для этих целей реализуется пилотное внедрение системы управления.

инструмент пилотного внедрения системы управления

Проектный офис

Проектный офис - это ваш методологический экспертный центр, обеспечивающий пилотное внедрение системы управления проектами, который может трансформироваться в ваше подразделение по развитию системы управления в вашей компании.

ЦЕЛИ ПРОЕКТНОГО ОФИСА:

разработка системы управления;
пилотное внедрение системы управления;
улучшение и развитие системы управления;
внешнее управление проектами.

В рамках пилотного внедрения системы управления мы обучаем пилотную группу ваших сотрудников и реализуем совместно несколько проектов по новым регламентам, делаем выводы и вносим корректировки в систему.

функции проектного офиса

экспертная поддержка

На этапе пилотного внедрения системы управления у управленческого персонала возникает много вопросов, связанных с новыми правилами и нюансами эффективного управления. Эксперты обучают сотрудников и оказывают консультационную поддержку.

управление проектами

Внедрение системы управления начинается с отработки новых правил на пилотных проектах. Руководителями назначаются штатные сотрудники клиента и наши консультанты, которые показывают своим примером, как нужно управлять проектами по новым правилам.

РАЗРАБОТКА и корректировка нрб

Для успешного внедрения или развития системы управления необходимо держать нормативно-регламентную базу в актуальном состоянии. На пилотной эксплуатации системы выявляются все ошибки и неточности, которые устраняются консультантами-методологами.

СОПРОВОЖДЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ПРОЕКТОВ

Для успешной реализации пилотной группы проектов за каждым штатным руководителем проектов, со стороны клиента, закрепляется администратор-консультант, который помогает руководителю принимать верные управленческие решения и корректно готовить проектную документацию.

команда проектного офиса

Бизнес-архитектор

создает структуру системы управления и контролирует качество

руководитель проектного офиса и архитектор системы управления
утверждение основных ограничений проекта; отслеживание целевых показателей проекта;
принятие решений, связанных с остановкой или приостановкой проекта при наличии объективных причин;
принятие решений о поощрении или наложении дисциплинарных взысканий на участников проекта;
разрешение конфликтов и эскалация неразрешенных проблем на вышестоящий уровень принятия решений

Эксперт-методолог

создает и обновляет нормативно-регламентную базу

консультирование по вопросам календарного планирования;
внесение корректировок в нормативно-регламентную базу;
обучение сотрудников;
проверка и аттестация знаний сотрудников;
консультирование по возникающим вопросам в области управления проектами, программами и портфелями;
мониторинг соответствия подготавливаемой проектной документации нормативам.

Администратор-консультант

сопровождает проекты и помогает вашему менеджменту управлять

своевременная фиксация и информирование всех участников команды проекта обо всех изменениях и ключевых событиях в проекте;
поддержание информационного наполнения ИСУП, относящегося к проектной деятельности в актуальном состоянии;
подготовка и техническая редакция отчетов, повесток, протоколов и другой документации;
ввод данных в информационную систему;
сбор данных по проекту.

Руководитель проектов

управляет пилотными проектами и делится практическим опытом

организация, координация и контроль выполнения работ в рамках жизненного цикла проекта от формального запуска проекта до его закрытия;
разработка документации по управлению проектом;
составление и актуализация календарного плана;
соблюдение регламента календарного планирования на проекте

состав работ

1. запуск проектного офиса

Проектный офис может создаваться для разных целей. Если проектный офис уже был сформирован ранее, на этапе разработки системы управления, то скорее всего определение его функций уже было проведено. Но не обязательно проектный офис должен существовать в компании до начала внедрения системы управления, поэтому самый первый шаг - это организация проектного офиса, определение его полномочий.

Планирование пилотного внедрения

Составление плана пилотного внедрения - плана обучения и аттестации сотрудников, плана управления пилотной группой проектов

Разработка регламента работы проектного офиса

Уточнение функций и полномочий проектного офиса, описание процессов работы проектного офиса и уточнение обязанностей и задач членов команды проектного офиса и сотрудников компании, разграничение ответственности

Подбор команды управления

Определение участников команды проектного офиса - из состава штатных сотрудников компании, привлечение внешних исполнителей или сотрудников компании Автопилот, передача полномочий

Выбор пилотных проектов

Составление реестра всех проектов компании и выбор пилотной группы проектов, назначение руководителей проектов, определение пилотных подразделений, на которых будет тестироваться система

Подготовка проектной документации и запуск пилотных проектов

Разработка приказов на запуск проектов, подготовка Уставов, календарных планов, бюджетов и другой проектной документации по пилотным проектам.

Хотите узнать стоимость этапа?

+7 958 100-86-27

Оставить заявку

2. Реализация пилотных проектов

Выбирается 3-6 проектов пилотной группы, которые реализуются с помощью сотрудников проектного офиса. Назначаются сотрудники компании клиента, а также внешние специалисты.

Управление пилотными проектами

Ведение проектов от запуска до сдачи, штатными и внешними руководителями проектов. Команда исполнителей формируется из числа сотрудников компании клиента или привлекаются подрядчики.

Практическое обучение сотрудников компании

Сначала проводится теоретическое обучение и аттестация сотрудников, а затем обучение ведется в режиме практики. Т.е. пилотная группа сотрудников обучается в ходе реализации пилотных проектов.

Сопровождение проектов администратором-консультантом

В каждом проекте участвуют администраторы-консультанты, которые помогают руководителю реализовать проект максимально эффективно.

Сбор отчетных данных и анализ результатов пилотного внедрения

В ходе реализации проектов проводятся регулярные планерки и совещания, на которых обсуждаются как рабочие проектные вопросы, результаты работ, отклонения от плана, а также собирается обратная связь о системе управления.

Формирование требований на изменения

Собранные отзывы и найденные ошибки в системе управления обрабатываются, составляется задание на изменения в разработанные регламенты и инструкции, разработку недостающих документов.

Хотите узнать стоимость этапа?

+7 958 100-86-27

Оставить заявку

пакеты услуг

малый бизнес

30-120 сотрудников

от 1 млн. руб. чистой прибыли в мес.

350 тыс. руб.

в месяц

4 месяца
Руководитель проектного офиса
Без отдельного методолога
Без внешнего руководителя проектов
1 администратор
3-6 пилотных проектов

Подробнее

средний бизнес

до 600 сотрудников

от 3 млн. руб. чистой прибыли в мес.

850 тыс. руб.

в месяц

6 месяцев
Руководитель проектного офиса
1 методолог
1 руководитель проектов
2 администратора
3-6 пилотных проектов

Подробнее

крупный бизнес

до 10 000 сотрудников

от 6 млн. руб. чистой прибыли в мес.

1,5 млн. руб.

в месяц

9 месяцев
Руководитель проектного офиса
1-2 методолога
2-3 руководителя проектов
2-4 администратора
3-6 пилотных проектов

Подробнее

Записаться на консультацию по управлению проектами

Записаться

Что такое Битрикс24?
Задачи и проекты - ИТ-решение для управления проектами

помогают работать вместе и успевать вовремя.
Если задача поставлена в Битрикс24, она будет выполнена:

все причастные наблюдают за её выполнением и вносят свои корректировки своевременно;
о задачах напоминают счётчики;
она будет выведена вверх списка согласно приоритетам и срочности;
о нарушении сроков тут же узнает постановщик;
невыполнение отразится на коэффициенте эффективности как ответственного, так и соисполнителей.