Шаги, которые помогут сделать внедрение Битрикс24 менее стрессовым.


1. ЦЕЛИ И ОЖИДАНИЯ

- для начала нужно установить четкие цели и критерии успешного внедрения системы, чтобы можно было на них ориентироваться при внедрении;

- если вы хотите повысить эффективность бизнеса или оптимизировать процессы, то сначала нужно проработать процессы "как есть" и "как должно быть" - это делается руководителями подразделений, штатными внешними бизнес-аналитиками. Но в этом случае проект по внедрению ИТ-системы нужно отложить. В этом случае запускается проект по оптимизации процессов и для него ставятся свои цели.


2. ТОЧНО ЛИ БИТРИКС24 ПОДХОДИТ
- нужно определиться, что битрикс24 действительно подходит. Это можно определить только если будут подробно изучены все процессы организации. Процессы нужно прописать в виде схем. На основании этого можно сделать сверку по функциональным возможностям Битрикс24. И сделать выводы - подходит система или нет.


3. МОТИВАЦИЯ
- нужно установить KPI по сотрудникам, которые будут контролироваться руководством в Битрикс24;

- если руководитель сам не знает, зачем компании Битрикс24, какие KPI он хочет контролировать, как он сам будет исопльзовать систему и что его лично мотивирует делать это - внедрять не нужно. Сначала нужно выполнить п.1.


4. ТЗ
- нужно написать техническое задание на внедрение системы, при этом учесть требования всех заинтересованных сторон.


5. ВВОДНОЕ ОБУЧЕНИЕ
- нужно определить уровень компьютерной грамотности сотрудников, и если сотрудникам требуется базовое обучение по работе с интернет, принципом работы в социальных сетях, чатах, то тогда нужно выделить обучение общее по цифровизации для сотрудников и повышению компьютерной грамотности

- нужно провести с сотрудниками установочную сессию, которая определит для них цели внедрения системы, почему это важно для компании и руководства, как это поможет компании, а также нужно собрать требования и пожелания сотрудников, чтобы они сами сказали - чего ожидают от системы и какую пользу хотели бы получить, что хотели бы улучшить в своей работе


6. РАБОТА С ВОЗРАЖАЮЩИМИ
- выделить байкотирующих внедрение изменений в компании и провести беседу, на которой выявить причины такого поведения - недовольство заработной платой, боязнь вскрытия фактов кражи, эмоциональное выгорание, некомпетентность, игнорирование субординации в компании, желание внедрить другие изменения в компании ил другие системы

- если протовосстояние вызвано позитивными мотивами, то нужно человека выслушать и объяснить, почему его предложения сейчас не актуальны и не приоритетны. Возможно, он даст хорошие идеи по развитию компании, а возможно это имитация бурной деятельности. И если человек обладает необходимым уровнем для принятия решений, то особенно важно учесть его мнение и обсудить, почему инвестиции во внедрение СРМ приоритетны сейчас. Все участники, обладающие полномочиями в принятии решений должны прийти в единому мнению, получив для себя обоснование необходимости внедрения системы.

7. ТЕСТИРОВАНИЕ
- выделить пилотную группу тестирования системы перед промышленной эксплуатацией, это может быть один ответственный сотрудник или руководитель подразделения, который будет отвечать за приемку работы, либо, если компания большая, это должна быть рабочая группа из нескольких сотрудников, которые примут участие в тестировании настроенной системы и станут в дальнейшем наставниками для своих коллег.


8. ОБУЧЕНИЕ
- нужно провести общее обучение по интерфейсу системы и затем провести ряд обучающих практикумов по базовой работе и по кейсам, которые встречаются в компании, в идеале выделить от 8 часов на обучение различных блокам и этапам работы в системе, как в нашем пакете "Оптимальный"


9. ТЕХПОДДЕРЖКА
- в конце, чтобы сотрудники чувствовали себя уверенно в системе, нужно дать им специалиста технической поддержки, к которому они смогут обратиться в любой момент - это особенно важно в первый месяц работы в системе.


Также про это всё написано в нашем чек-листе - 10 шагов внедрения ИТ-системы