2025, Внедрение сквозной автоматизации проектов в фонде «Центр стратегических разработок Северо-Запад» с помощью Битрикс24
Информация о клиенте
Клиент: Фонд «Центр стратегических разработок Северо-Запад»
Сфера деятельности: Научные исследования и разработки в области стратегического планирования, социально-экономического развития регионов.
Масштаб: Организация с оборотом более 150 млн рублей в год. Офисы в Санкт-Петербурге и Москве.
Количество сотрудников: Около 40 человек.
Сайт клиента: https://csr-nw.ru/
Задача клиента
Фонд, работающий с вузами, бизнесом и администрациями регионов, столкнулся с проблемой управления множеством параллельных стратегических проектов. Работа велась в почте и мессенджерах, что приводило к хаосу:
Руководство не имело единой картины по статусам проектов и задачам сотрудников.
Отсутствовала система для контроля сроков и обучения новичков.
Ценные наработки и файлы терялись в чатах.
Ручной сбор отчётности отнимал у сотрудников до 40% рабочего времени.
Что сделали
Мы реализовали проект, нацеленный на прозрачность и контроль, а не просто на установку системы:
1. Внедрили несколько ключевых смарт-процесса: «Проекты» и «Результаты проекта». Настроили индивидуальные карточки и права доступа для руководства, менеджеров и исполнителей, чтобы каждый имел доступ только к нужной информации
2. Автоматизировали воронки и жизненные циклы проектов. Настроили автоматические напоминания о дедлайнах и назначение задач, что исключило человеческий фактор и необходимость постоянного ручного контроля
3. Сделали ставку на обучение и вовлечение ключевых лиц. Мы провели практикумы не только для рядовых сотрудников, но и отдельно для технически подкованного топ-менеджера, который впоследствии стал внутренним двигателем и амбассадором системы.
Результат
Главным результатом стало создание центра управления проектами, где руководство видит всю картину в реальном времени, а сотрудники избавлены от рутины.
Ключевые измеримые результаты:
Сокращено время на подготовку отчётности и согласование этапов проектов.
Внедрена система контроля, которая мотивирует сотрудников работать в системе благодаря активному участию руководства.
Создан эффективный инструмент для onboarding новичков и стажеров — все процессы и задачи теперь систематизированы.
Таблица: Автоматизация процессов «до» и «после»
| Процесс | Состояние «До» | Состояние «После» | Эффект (расчёт сэкономленного времени, ориентировочно) |
|---|---|---|---|
| Контроль статусов проектов | Статусы проектов узнавались через личные сообщения и созвоны. | Все статусы, задачи и дедлайны отображаются в единой карточке проекта. Руководство видит ситуацию в реальном времени. | Сокращение времени на контроль с 5-7 часов в неделю до 1 часа. Экономия ~85% времени руководителя. |
| Сбор и подготовка отчётности | Ручной сбор данных из писем, чатов и файлов. Консолидация в итоговый документ занимала до 1 рабочего дня. | Ключевые отчёты (финансовые, по этапам) формируются автоматически на основе данных в карточках. | Сокращение времени с 8 часов до 2,5 часов. Экономия ~70% времени менеджера на еженедельную отчётность. |
| Onboarding нового сотрудника | Устные инструкции, потерянные файлы, необходимость лично объяснять каждому новичку процессы. | Новый сотрудник получает доступ к проектам и видит все задачи, стадии и документацию в едином интерфейсе. | Сокращение времени на ввод в проект. Экономия до 60% времени наставника. |
| Контроль дедлайнов | Просрочки обнаруживались постфактум. Менеджер вручную напоминал о сроках. | Система автоматически отслеживает сроки и за 2 дня назначает задачу-напоминание ответственному и его руководителю. | Исключено 100% случаев срыва сроков по забывчивости. Экономия 3-5 часов в неделю на рутинном контроле. |
Отзыв клиента
«Для нас как для исследовательской организации были важны контроль и прозрачность процессов. Главный успех — это активность нашего топ-менеджера, который теперь может в реальном времени следить за задачами, сроками и результатами сотрудников. Это мотивирует команду и помогает обучать новичков.
*Студию «Автопилот» мы выбрали за простоту и доступность объяснений, полное понимание нашего технического задания и соблюдение сроков. Цена была приемлемой, а поддержка — длительной. Профессиональное сопровождение помогло нам быстрее и качественнее настроить Битрикс24, получить полезные советы и оптимизировать работу. Сами мы этого сделать не смогли бы из-за специфики нашей деятельности».*
Елизавета Харитонова, исполнительный директор Фонда «Центр стратегических разработок Северо-Запад»
Есть вопрос? Оставьте свои контактные данные
ИП Трошкина Ю.В.
ИНН: 344311875503
ОГРНИП: 316344300149001
— Бесплатные Сайты и CRM.