Информация о клиенте:

Компания: Bersenev & Co (https://bersenev.company/)

Сфера: Международные и внутренние грузоперевозки, аренда и продажа морских контейнеров (20'dc, 40'dc, 40'hc, 20' fr, 40' fr).

Специализация: Доставка в/из Пакистана, Индии, ОАЭ, Шри-Ланки, Саудовской Аравии, Бангладеш, Омана, Кувейта, Ирана, Ирака.

Масштаб: 9 сотрудников, годовой оборот ~42 млн руб.

Уникальность: Собственный парк контейнеров (499+ единиц), фокус на малые объемы грузов и индивидуальный подход.

Задачи клиента:

Компания столкнулась с хаосом в управлении заявками и документами. Задача - устранение хаоса в критически важных процессах.

1. Риски ошибок в данных и задержек: Информация о клиентах и сделках хранилась в разрозненных Excel-файлах и почте. Уход сотрудника грозил потерей данных. Ручной перенос данных из Чек-листа клиента → Договор ТЭО → Договор-Заявка → Counter Form (расчет).

2. Медленный документооборот: Формирование договоров ТЭО (Транспортно-Экспедиторское Обслуживание) и Договоров-Заявок в Word/Excel с дублированием данных.

3. Отсутствие контроля: Руководство не видело реальную картину по сделкам и работе менеджеров в режиме реального времени. Отсутствие связи документов со сделкой. Статусы отслеживались вручную, поиск требовал времени. Локальное хранение файлов на ПК сотрудников.

4. Низкая вовлеченность сотрудников: Сложные ручные процессы демотивируют команду. Нужно всегда помнить и вспоминать в начале работы – что делать дальше и с каким конкретно документом.

Что сделали (Внедрение Битрикс24):
Решение было построено на автоматизации рутины и структурировании процессов, что напрямую отражает нашу ценность "Время — ваш главный ресурс":

1.     CRM - Центр управления:

- Автоматизация Сделок: автоматические напоминаний менеджерам, отправки клиентам уведомлений о статусах, генерации задач по этапам.
- Централизация данных: Настроены обязательные поля в карточке Сделки для сбора всех данных Чек-листа клиента (тип груза, маршрут, параметры контейнера и т.д.).

2.     Смарт-процессы - Движущая сила:
Внедрены и автоматизированы воронки:
- Заявка (обработка входящего запроса на перевозку)
- Counter Form (уточнение деталей груза/условий)
- Договора (согласование, подписание, контроль оплат)

Итого: автоматизация в смарт-процессах для автоматического управления сложными цепочками действий.

3.     Документооборот:

• В CRM интегрированы шаблоны ключевых документов по грузоперевозкам и работе с клиентами с автоподстановкой данных из сделки или смарт-процесса. Формирование в 1 клик.

• Ключевое: Данные из Чек-листа (поля Сделки) автоматически переносятся во все документы. Исключен ручной ввод и копипаст

4.     Обучение:

- Проведено общее обучение интерфейсу Битрикс24.
- Обучающие практикумы по задачам, проектам, диску, чатам.
- Ключевое: специализированные практикумы по работе с CRM и смарт-процессами (Договора, Заявки, CounterForm).
Обучение прошло до запуска процессов.

Результат:

Внедрение привело к измеримым результатам

Главный итог: Сквозная автоматизация документооборота сократила время оформления договоров на 65% и устранила ошибки данных.

Таблица: Экономия времени в ключевых процессах после автоматизации

Дополнительные результаты:

• Снижение ошибок на 95%: Исключен ручной перенос данных между документами.

• Ускорение согласований на 50%: Статусы видны всем участникам, напоминания отправляются автоматически.

• Упорядочивание данных: Вся информация по клиентам, сделкам, договорам хранится централизованно и безопасно в Битрикс24. Риск потери данных исключен.

• Повышение безопасности: Все документы хранятся в CRM, а не на локальных ПК (резервное копирование, контроль доступа).

• Упрощение контроля: Руководство видит этап каждой сделки и документы без запросов (Дашборд CRM).

• Рост NPS команды: Сотрудники освобождены от рутины и фокусируются на клиентах и решении нестандартных задач.