Привычная работа с реестром документов - это работа с отдельным списком, к которому привязываешь Сделку (Договор) и Клиента.
Но очень удобно создавать документы прямо из Сделки, поэтому в самой Сделке в идеале нужно хранить данные о Договоре - Номер Договора, Номер доп соглашения, Дату Акта и другое.
Если хранить эти данные в Сделке, то тогда список Сделок превращается в Реестр Договоров.

Предлагаем ознакомиться с альтернативным способом ведения Реестра Договоров по клиентам (да и не только) - в Сделках.

Выглядеть работа будет следующим образом:
1. Выбираем пункт ВСЕ НАПРАВЛЕНИЯ СДЕЛОК
2. В фильтре устанавливаем нужные направления, в которых ведем учет Договоров, Актов и т.д.
3. Настраиваем под себя список Сделок и видим наш реестр документов!
4. Затем в поиске по сделкам пишем фамилию клиента или название компании и видим документы только по этому контрагенту

Большой плюс - массовое редактирование списка документов с обозначением текущего статуса документов:
- есть в наличии оригиналы от клиента
- или только мы отправили оригиналы но не получили обратно
- все ли операции по проекту завершены? завершен ли документооборот

Выглядит вот так:





Как вам такая идея?


Сканы документов, итоговые, которые согласованы с клиентом или которые хранятся у вас в архиве, можно:

1) загружать прямо в Сделку в поле типа Файл, в раздел Сделки "Юридическая информация" (например)
Т.е. как раздел "О сделке", "Дополнительно", можно создать раздел с юридической информацией.

При этом благодаря возможности настройки разных представлений карточки Сделки можно для Юр отдела настроить свою карточку, где будет видна только Юридическая информация.
А для других участников Сделки - свою карточку - без этой информации, чтобы карточка Сделки была компактной и информативной для всех.



2) загружать в диск, в папку клиента, а в Сделке хранить ссылку на документ

3) при правильной настройке шаблонов документов вы генерируете нужный файл прямо в сделке, с факсимиле (подписью и печатью) или без факсимиле - как угодно, а затем формируете ссылку на файл и отправляете её клиенту. Благодаря этому вы видите, когда клиент перешел по вашей ссылке и ознакомился с документом, а список созданных документов сохраняется в Сделке автоматически. То есть вам не нужно скачивать документ на компьютер, сканировать и загружать в Диск или Сделку. Вы всегда сможете вновь открыть подписанный вами документ и увидеть его. Это экономит не только тонну времени, но и экономит место в файловом хранилище!





Но, если нужно сохранять скан копию документа, подписанного с обеих сторон, тогда, конечно, придется делать скан экземпляра, подписанного с обеих сторон и загружать его. Вам точно точно это надо? Или всё-таки достаточно хранить этот документ в физическом архиве?

Практика показывает, что удобнее первый или третий вариант, так как в этом случае вся необходимая информация о клиенте располагается в одном месте и для загрузки файла не требуется переходить в какой-то другой раздел портала Битрикс24.

Если хотите организовать такой реестр документов у себя, обращайтесь! Настроим.
Успехов вам!