Возможности Битрикс24 в автоматизации рекрутинга и HR

В данной статье рассматривается, как улучшить прозрачность и эффективность HR-процессов, а также сделать работу HR-специалистов более комфортной с помощью простой и интуитивно понятной автоматизации в Битрикс24.

Статья будет актуальна для владельцев бизнеса, особенно если у вас:

- небольшая компания и вы выполняете несколько ролей одновременно,

- имеется постоянный процесс набора персонала, который требуется усовершенствовать,

- есть необходимость и желание проанализировать эффективность работы вашего HR-отдела.

Представим себе типичную ситуацию: в отдел кадров поступает задача от руководства — организовать процесс найма новых сотрудников.

HR-специалист наспех размещает вакансию на HeadHunter, обращается к знакомым, а также публикует сообщения в ВК. Договоренности с кандидатами накапливаются в почте, а часть из них обсуждается в личном WhatsApp.

С увеличением количества кандидатов появляется хаос:

многие из них не выполняют тестовые задания, и единственным вариантом остается напомнить им об этом, так как количество соискателей, завершивших задания, невелико. Некоторым кандидатам ответили сразу, других вообще забыли, кто-то назначил собеседование, но что-то пошло не так — например, не удалось собрать руководство на встречу, и кандидата просто пропустили. Дедлайны истекают, кандидатов становится все меньше, а HR-специалист оказывается в затруднительном положении. Попытки внедрить KPI для работы кадровика завершаются путаницей и непониманием, и в итоге остается только фиксированная зарплата.

Организация работы в Битрикс24 значительно улучшит процесс найма, повысит эффективность HR-службы и поможет избежать многих проблем как для самого отдела кадров, так и для руководства компании.

Для эффективной организации работы с кадрами в портале Битрикс24 мы рекомендуем следующее:

1. Создание лендингов для рекрутинга, которые автоматически добавляют информацию в специализированную HR-воронку CRM.

2. Настройка интеграции с такими платформами, как hh.ru, и другими источниками откликов.

3. Автоматизация отправки писем, смс и сообщений в мессенджеры в зависимости от этапов, на которых находятся кандидаты.

4. Заблаговременное бронирование времени для участников собеседований и использование функционала “дела” для отслеживания задач.

5. Массовая рассылка сообщений кандидатам с фильтрацией (например, приглашения на второй этап).

6. Мониторинг результатов воронки и постоянное совершенствование процессов, а также разработка системы KPI для сотрудников отдела кадров.

7. Создание, отправка и хранение job offer и документации по взаимодействию с кандидатами.

Кроме того, для оптимизации найма в Битрикс24 возможна:

1. Разработка шаблона задачи по найму с чек-листом, чтобы не упустить важные этапы, такие как подписание трудового договора в течение трех дней.

2. Обеспечение комфортного приёма для новых сотрудников даже в ваше отсутствие с помощью автоматических задач, содержащих видео, буклеты и ссылки на нужные разделы базы знаний. Это поможет избежать демотивации у специалистов из-за неопределённости в первые дни работы.

Вначале давайте разберемся с сущностями нашей системы.

В CRM карточка контакта обычно используется для ввода данных о клиенте. В нашем случае она будет представлять собой анкету кандидата. В такую карточку можно добавить различные поля, которые заполняются вручную или автоматически подтягиваются из других источников. Кроме текстовой информации, в карточку можно вставлять ссылки, прикреплять файлы и сохранять всю историю взаимодействий с потенциальным сотрудником.

В данной статье под сделкой мы имеем в виду не заказ от клиента, а процесс рассмотрения кандидата на определенную вакансию.

1. Организация приёма заявок кандидатов

Компании часто размещают вакансии на своих сайтах и активно используют онлайн-рекламу для привлечения кандидатов.

Обычно мы предлагаем создать имиджевую посадочную страницу для этой цели и интегрировать туда CRM-форму из Битрикс24. Другой вариант — разработать лендинг на базе Битрикс24 с самого начала.

Если вам не нравится дизайн Битрикс24, это не проблема — его можно легко интегрировать с любыми сайтами и формами, в том числе с Тильдой и другими конструкторами лендингов.

Для быстрого взаимодействия с кандидатами рекомендуется разместить на посадочной странице “открытые линии”. Открытые линии — это функционал Битрикс24, который является современным аналогом онлайн-консультантов и чат-ботов.

Открытые линии открывают широкий спектр возможностей:

- организовать очередь ответов для определенных сотрудников;

- перенаправить запрос коллеге;

- создать заявку прямо из диалога, при этом загрузив всю историю переписки;

- настроить автоматические ответы по различным сценариям;

- подготовить шаблоны типовых ответов для снижения рутинной нагрузки.

2. Интеграция с hh.ru

С помощью API dev.hh.ru (доступ, к которому платный) или готовых приложений для Битрикс24 возможно интегрироваться с hh.ru. Интеграция Битрикс24 и hh.ru позволяет сохранять и просматривать актуальные вакансии и анкеты кандидатов, а также автоматизировать обработку откликов и получать точные статистические данные по каждому сотруднику отдела HR.

3. Настройка воронки в Битрикс24

HR-воронка должна соответствовать фактическим процессам найма в вашей компании.

4. Автоматизация HR-процессов

Возможности автоматизации и оптимизации работы кадрового отдела определяются лишь лицензией Bitrix24 и вашей креативностью.

Вот некоторые стандартные примеры использования системы:

- Она сможет создавать автоматические задачи или уведомления для сотрудников HR-службы. Приведем три примера задач: "обработать заявку кандидата", "пригласить на собеседование" и "получить решение от руководителя".

- Система также будет отправлять автоматические письма или SMS-сообщения кандидату в зависимости от стадии обработки заявки. Мы можем настроить три варианта отправки. Для SMS-сообщений потребуется подключить соответствующую службу, так как за каждое отправленное сообщение будет взиматься плата, тогда как email будет иметь более простой формат, как показано в примере ниже.

Вот что еще возможно сделать:

- Подключить телефонию, чтобы все звонки с кандидатами записывались и автоматически сохранялись в карточке контакта или сделке.

- Создавать новые сущности, такие как джоб-оферы, оформленные на фирменном бланке компании, с автоматической генерацией. Данные из карточки сделки будут автоматически подставляться в шаблонный текст.

5. Сторонние инструменты

В Битрикс24 можно оцифровать не только процессы найма, но и многие другие аспекты бизнеса.

После этапа тестирования и адаптации сотрудников к работе в портале (обычно это занимает от 1 до 2 месяцев) мы можем перейти к пятому шагу, который откроет возможности для бесконечных улучшений.

Битрикс24 предоставляет все необходимые инструменты, помимо CRM для отдела продаж. Например, мы можем внедрить:

- прозрачную систему KPI;

- нематериальную мотивацию сотрудников;

- эффективное взаимодействие с удаленными филиалами через Живую ленту;

- создание интерактивной базы знаний;

- организацию корпоративного обучения и многое другое.

В системе КЭДО можно подписывать практически все кадровые документы, в том числе трудовой договор. Однако есть четыре исключения, которые пока оформляются на бумаге:

1.    Приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника.

2.    Акт о несчастном случае на производстве.

3.    Документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

4.    Трудовая книжка (если работник предпочел вести ее в бумажном формате).

Инструмент для работы с кадровыми документами находится в главном меню, в разделе «КЭДО + Госключ».

Документы можно обрабатывать в двух режимах: Канбан и Список.

Документ может быть направлен на подписание как от компании, так и от сотрудника.

Со стороны компании:

1.    Отправитель
Подготавливает документ для подписания. Это может быть бухгалтер, HR-специалист или другой ответственный сотрудник.

2.    Согласующий
При необходимости отправитель может назначить сотрудника, который проверит содержание документа, список подписывающих и утвердит его перед подписанием. Согласующий может одобрить или отклонить документ. На этом этапе электронная подпись не требуется.

3.    Заполняющий
Если в документе есть незаполненные поля, отправитель может назначить сотрудника, который внесет недостающие данные. Например, менеджер может добавить СНИЛС сотрудников. Электронная подпись на этом этапе также не нужна.

4.    Представитель компании
Лицо, уполномоченное подписывать кадровые документы от имени компании с использованием КриптоПро. Обычно это генеральный директор или доверенное лицо. Чтобы делегировать право подписи другому сотруднику (например, руководителю отдела кадров), необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).

5.    Сотрудник
Сотрудник, с которым заключается документ. Это может быть один или несколько человек.

Со стороны сотрудника:

Сотрудник также может инициировать подписание документа, если это предусмотрено процессом.

1.    Отправитель
Сотрудник, который инициирует подписание документа: создает его по шаблону и подтверждает отправку на подпись через мобильное приложение Битрикс24.

2.    Согласующий
Сотрудник, который проверяет содержание документа и утверждает его перед подписанием. Он может одобрить или отклонить документ. На этом этапе электронная подпись не требуется.

3.    Представитель компании
Лицо, уполномоченное подписывать кадровые документы от имени компании с использованием КриптоПро. Обычно это генеральный директор или доверенное лицо. Чтобы передать право подписи другому сотруднику (например, руководителю отдела кадров), необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).

Автоматизация процессов

Специальные триггеры, настроенные заранее, отслеживают ключевые изменения, такие как заполнение, согласование или подписание, и автоматически переводят карточку документа на следующую стадию.

Кроме того, у вас есть возможность добавлять собственные автоматизированные сценарии (Роботы) и Триггеры, например, для отправки дополнительных уведомлений.

Оперативные уведомления

В системе Битрикс24 КЭДО доступна настройка напоминаний о необходимости подписания документов. HR-бот оперативно информирует о появлении новых документов, изменениях в их статусе и отправляет напоминания в чат, позволяя мгновенно перейти к процессу подписания.

Гибкое управление правами доступа

В разделе «Права доступа» доступна настройка прав для различных категорий сотрудников. Эти права регулируют, какие действия с документами может выполнять каждый сотрудник. Например, обычный сотрудник имеет доступ только к своим документам, а кадровый специалист — ко всем документам компании.

Система по умолчанию включает две роли — «Сотрудник» и «Руководитель». Вы можете добавлять новые роли, а также редактировать или копировать существующие.

Если в вашей компании работает более 100 человек, а отдел кадров постоянно перегружен рутинными задачами, такими как согласование документов или поиск кандидатов на долго открытые вакансии, это явный сигнал к автоматизации HR-процессов. Кроме того, если новые сотрудники испытывают трудности с адаптацией, а простые задачи затягиваются из-за неэффективной коммуникации, или руководство не может оценить продуктивность команды, — это дополнительные аргументы в пользу внедрения современных решений.

Платформа Битрикс24 предлагает гибкие инструменты для решения этих задач. Она позволяет выбрать необходимые функции и настроить их под специфику вашего бизнеса, упрощая процессы управления персоналом и повышая общую эффективность работы компании.

Если какие-то из перечисленных проблем касаются вашего бизнеса, и вы хотите избавиться от них, то пишите нам на нашем сайте https://aupil.com/ или звоните на номер +79581008627.