Автоматизация процесса командировок в Битрикс24: как оптимизировать расходы на деловые поездки

Эффективность и удобство работы с командировками в компании зависят от множества факторов, но ключевыми из них являются используемые инструменты и организация документооборота. Неправильная организация процесса может привести к значительным дополнительным расходам, которые могут сократиться до 30% при внедрении автоматизированных систем.

Ранее процесс оформления командировок происходил традиционным образом: сотрудники или секретари подразделений организовывали поездки, а отдел кадров и бухгалтерия занимались документооборотом. Работая в таком режиме, возникали проблемы: от длинных очередей в кабинетах до потери времени и увеличения затрат, связанных с изменениями в планах поездок. При этом определить качество управления командировочным бюджетом становилось сложно.

Стадии командировки и риски, увеличивающие расходы:

1.    Планирование. Недостаточно опытные сотрудники могут приобрести невозвратные билеты или не учесть прямые договоры с отелями, что ведет к перерасходам.

2.    Организация поездки. При групповых поездках сложности с согласованием маршрутов и требований могут создать конфликты, увеличивающие расходы.

3.    Согласование бюджета. Длительное согласование или отсутствие четких полномочий приводит к динамическому росту цен на транспорт, что негативно отражается на бюджете.

4.    Организация поездки. Невозможность замены билетов и случайные изменения в маршруте могут вызвать дополнительные затраты.

5.    Отчетность. Неполный комплект документов для отчетов затрудняет подтверждение командировочных расходов и может привести к финансовым потерям.

Преимущества автоматизации процесса командировок

Автоматизация позволяет значительно улучшить процесс управления командировками. Основные преимущества включают:

• Сокращение
     времени на подбор билетов и бронирование.
     Автоматизированные системы быстро находят и бронируют лучшие варианты,
     экономя время сотрудников.
  
• Централизованное
     хранение документов. Все данные о командировках
     хранятся в одном месте, облегчая доступ и управление.
  
• Снижение
     стоимости услуг. Использование платформ с прямыми
     договорами с перевозчиками и отелями позволяет получить более выгодные
     условия.
  
• Получение
     кэшбека и бонусов. Участие в корпоративных
     программах лояльности дополнительно поддерживает экономию бюджета.
  
• Доступ
     к аналитике. Современные платформы позволяют
     отслеживать расходы в реальном времени, что помогает оперативно принимать
     решения по оптимизации.
  

Оформление командировки в Битрикс24

Структура смарт-процесса

В Битрикс24 разработан общий смарт-процесс, который состоит из трех ключевых воронок:

Отпуска.

Командировка - отправка.

Командировка - возвращение.

Мы сфокусируемся на первой части — командировке отправки. В этой воронке осуществляется согласование заявления на командировку, расчет аванса и подготовка всех необходимых документов, таких как служебное задание, командировочное удостоверение и приказ на командировку.

Начало работы

Чтобы создать новое заявление на командировку, менеджер, которому нужна командировка, или его руководитель должны зайти в смарт-процесс "Командировка - отправка" и инициировать новый элемент. На этом этапе важно учесть все детали поездки и заполнить необходимые поля.

После этого команда формирует смарт-процесс, который продолжается согласованием с руководителем подразделения. Руководитель должен ознакомиться с заявлением и решить, разрешить ли командировку или нет.

После того как менеджер заполнил все необходимые поля, возникает задача для руководителя подразделения — согласовать заявление. В этом разделе руководитель видит всю информацию, касающуюся командировки: цели, дату, протоколы совещаний и другие детали. Если он решает дать разрешение, смарт-процесс переходит в стадию расчета аванса. В противном случае процесс завершается как провал.

Расчет аванса

После согласования командировки директором подразделения, смарт-процесс переходит к бухгалтеру для расчета аванса. В этой стадии автоматически рассчитываются суточные. Система использует робот, который определяет количество дней в командировке и умножает его на 700 рублей (для России).

Бухгалтер также вводит прогноз затрат на проезд, а система автоматически подсчитывает всю сумму аванса. В итоге бухгалтерская информация показывает, сколько будет выплачено сотруднику, и сколько составит средняя зарплата в период командировки.

Подтверждение директором

Получив всю необходимую информацию, процесс возвращается к директору, который также должен согласовать командировку. Он видит, что до него согласовали процесс и руководитель подразделения, и бухгалтер. Если директор считает командировку разумной, он одобряет ее и переводит процесс в стадию печати приказов.

Подготовка документов

После одобрения задачи директором новая задача снова возвращается к бухгалтеру, который несет ответственность за распечатку и подписание необходимых документов для командировки. Это включает командировочное удостоверение и все связанные с ним служебные бумаги.

Финальные действия

Когда все документы готовы, финальная задача возвращается к менеджеру, который отправляется в командировку. Бухгалтер переводит рассчитанный аванс, и процесс завершен.

Внесение изменений в командировку

Необходимость изменения сроков поездки может возникнуть по разным причинам, таким как болезнь сотрудника или необходимость корректировки маршрута. В Битрикс24 предусмотрена функция изменения данных командировки. Сотруднику достаточно нажать кнопку в смарт-процессе, чтобы инициировать редактирование.

При внесении изменений в даты запускается соответствующий бизнес-процесс, что обеспечивает своевременное обновление всех связанных документов. Это делает процесс более гибким и минимизирует риск ошибок.

Заключение

Если в вашем бизнесе командировки — частое явление, а бюджет на эти цели значителен, стоит обратить внимание на опыт компаний, которые научились контролировать командировочный процесс и получать от этого финансовую выгоду. Заполните форму, и мы подробно расскажем об особенностях автоматизации командировок и других процессов в Битрикс24. Мы проанализируем вашу ситуацию и предложим вариант автоматизации, который будет соответствовать вашим условиям и бюджету.

Внедрение автоматизации позволит вам:

Ускорить и упростить процесс оформления командировок;

Снизить количество ошибок и дублирующих записей;

Обеспечить эффективное согласование и контроль поездок;

Оптимизировать расходы на командировки;

Повысить общую эффективность работы сотрудников.

Не упустите возможность улучшить управление командировками и сделать этот процесс более прозрачным и экономичным. Заполните форму, и мы поможем вам выбрать оптимальное решение для вашего бизнеса.

Мы готовы помочь вам на каждом этапе внедрения. Пишите нам в чат Telegram по номеру +79023848852, а также подписывайтесь на наш канал в Телеграме: []https://t.me/autopilot24].