Для примера возьмем условную компанию "Creative Films", которая специализируется на создании рекламных видео для клиентов.

До внедрения Битрикс24, процессы в компании были ручными и требовали значительного времени и усилий от сотрудников.

Одна из воронок, которую можно было бы выбрать для автоматизации, это "Воронка в Сделках - Продажа услуг".

Раньше сотрудник отдела продаж, Алексей (допустим), тратил около 30 минут на составление коммерческого предложения (КП) и договора для каждого клиента. Это включало подготовку текста, вставку цен и условий, а также отправку документов на подпись клиенту.

Для автоматизации процесса с помощью Битрикс24, был создан умный сценарий в роботах "Автоматическое составление КП и договора". Робот получает информацию о клиенте и услугах из CRM, генерирует шаблонизированный КП и договор, заполняет их необходимыми данными и отправляет клиенту на подпись.

Время, затрачиваемое на составление КП и договора, сократилось до 5 минут.

Итак, после автоматизации процессов в компании "Creative Films", Алексей сэкономил 25 минут на составление КП и договора благодаря роботизированному сценраию "Автоматическое составление КП и договора".

Планирование и контроль проектов

Другая воронка, которую мы выбрали, это "Воронка в Сделках - Выполнение проектов". Раньше, сотрудник отдела производства, Мария (предположим), тратила около 60 минут на организацию и контроль съемки и монтажа видеоматериалов для каждого проекта. Это включало планирование, координацию съемочной группы, обработку материалов и контроль качества.

Для автоматизации процесса с помощью Битрикс24, был создан умный сценарий "Автоматическое планирование и контроль проекта". Робот получает информацию о проекте, распределяет задачи между сотрудниками, отправляет напоминания о сроках и контролирует выполнение задач. Время, затрачиваемое на организацию и контроль проекта, сократилось до 30 минут.

Мария сэкономила 30 минут на организацию и контроль проекта благодаря роботу "Автоматическое планирование и контроль проекта".В сумме, благодаря автоматизации процессов, компания "Creative Films" сэкономила 55 минут рабочего времени на каждый проект.

Автоматическое уведомление о статусе проекта

Предположим, что Мария ранее тратила время на ручную отправку уведомлений о статусе проекта каждому клиенту. Робот будет автоматически отправлять уведомления о статусе проекта, освобождая Марию от необходимости выполнять эту задачу вручную.

Предположим, что ранее Мария тратила примерно 5 минут на каждое уведомление о статусе проекта. Если в месяц будет отправлено 150 уведомлений (при запуске каждого нового проекта каждые 2 дня и смене статусов проектов каждые 3 дня, то есть суммарно Мария ведет по 10 проектов в месяц), то общее время, которое Мария ранее тратила на ручную отправку уведомлений, составляло примерно 5 минут * 150 уведомлений = 750 минут.

Теперь, с внедрением автоматического уведомления о статусе проекта, Мария больше не будет тратить время на ручную отправку уведомлений. Это означает, что она сэкономит все 750 минут, которые ранее тратились на эту задачу.

Таким образом, с помощью автоматического уведомления о статусе проекта Мария сэкономит примерно 750 минут в месяц.

Алексей сэкономил 25 минут на составление КП и договора, а каждый месяц он отправляет 40 коммерческих предложений и договоров. Таким образом, благодаря автоматизации в Битрикс24 он экономит 25 минут * 40 предложений = 1000 минут в месяц.
Мария сэкономила 30 минут на организацию и контроль проекта, а каждый месяц у нее запускается 10 проектов. Таким образом, она экономит 30 минут * 10 проектов = 300 минут в месяц. И еще 750 минут на автоматизации отправки уведомлений о статусе проектов.
С учетом экономии времени Алексея (1000 минут), Марии на автоматическом планировании (300 минут) и автоматической отправке уведомлений (750 минут), суммарная экономия времени в компании "Creative Films" составляет 1000 минут + 300 минут + 750 минут = 2050 минут в месяц.

Если бы в компании работало чуть больше человек

Если в компании работают 2 менеджера по продажам и 2 руководителя проектов, то исходя из предоставленных данных, суммарная экономия времени составляет:

• для менеджеров по продажам:
  2 менеджера * 25 минут * 40 предложений = 2000 минут.
  

• для руководителей проектов на отправке уведомлений:
  2 руководителя * 750 минут = 1500 минут.
  

• для руководителей проектов на планировании:
  2 руководителя * 300 минут = 600 минут.
  

Общая экономия времени составляет
2000 минут + 1500 минут + 600 минут = 4100 минут.

Суммарная экономия времени в компании "Creative Films" с учетом 2 менеджеров по продажам и 2 руководителей проектов составляет 4100 минут в месяц благодаря автоматизации процессов в составлении КП и договора, организации и контроля проекта, а также отправке уведомлений о статусе проекта.

Для расчета экономии в деньгах в месяц на компанию, где работает 1 менеджер по продажам и 1 руководитель проектов, а также на компанию, где работают 2 менеджера по продажам и 2 руководителя проектов, учтем предоставленные данные о зарплате менеджера по продажам и руководителя проектов.

Суммарная экономия времени составляет 2050 минут в месяц (согласно предыдущим расчетам), в компании, где работают Алексей и Мария.

Для перевода экономии времени в экономию в деньгах, мы можем использовать зарплату менеджера по продажам и руководителя проектов. Если предположить, что они работают 8 часов в день и 22 рабочих дня в месяц, то их почасовая ставка составляет 90 000 рублей / (8 часов * 22 дня) = 511 рублей в час.

Суммарная экономия времени составляет 4100 минут в месяц (согласно предыдущим расчетам).

По аналогии с предыдущим расчетом, экономия в деньгах в месяц составляет 4100 минут * (511 рублей / 60 минут) = 35 016 рублей.

Пожалуйста, обратите внимание, что это предварительные, прогнозные расчеты, и фактичная экономия в деньгах может варьироваться в зависимости от конкретных условий и ставок оплаты труда в компании.

Предположим, что стоимость внедрения Битрикс24 составляет 384 280 рублей (134 280 рублей за лицензию по тарифу "Профессиональный" на год + 2500 00 рублей за настройку, интеграции и обучение).

Для компании с 1 менеджером по продажам и 1 руководителем проектов:
Время окупаемости = 384,280 рублей / 17,508 рублей в месяц ≈ 21.95 месяцев
Для компании с 2 менеджерами по продажам и 2 руководителями проектов:
Время окупаемости = 384,280 рублей / 35,016 рублей в месяц ≈ 10.97 месяцев

Благодаря ведению клиентской базы в CRM и автоматизации процессов, менеджеры и руководитель компании получают не только экономию времени, но и другие преимущества, которые способствуют улучшению качества общения с клиентами и повышению конверсии продаж.

В CRM можно отслеживать историю коммуникаций с клиентами, что позволяет менеджерам и руководителю быть в курсе всех предыдущих взаимодействий с клиентом. Это помогает создать более персонализированный и целенаправленный подход при общении с клиентом, учитывая его предпочтения и потребности.

Благодаря этому, качество общения с клиентом повышается, что может привести к улучшению отношений и увеличению вероятности успешной сделки.

Анализируя конверсию на каждом этапе воронки продаж в CRM, менеджеры и руководитель могут идентифицировать слабые места и проблемные этапы в процессе продаж. Это позволяет разрабатывать и применять стратегии и решения, направленные на улучшение конверсии. Например, если на определенном этапе конверсия низкая, можно провести анализ и определить причины этого, а затем принять меры для устранения этих проблем и повышения конверсии.

Таким образом, помимо экономии времени, ведение клиентской базы в CRM позволяет менеджерам и руководителю улучшать качество общения с клиентами, повышать конверсию продаж и разрабатывать эффективные стратегии для роста конверсии. Это важные факторы, способствующие успеху и развитию компании.

Аналитика, доступная в CRM, позволяет контролировать работу сотрудников, устанавливать ключевые показатели эффективности (KPI) и повышать их мотивацию.
С использованием аналитических инструментов CRM можно отслеживать производительность каждого сотрудника, анализировать его результаты и сравнивать их с установленными KPI. Это позволяет руководителю оценить эффективность работы каждого сотрудника и выявить их сильные и слабые стороны. На основе этих данных можно предоставить обратную связь и поддержку сотрудникам, помочь им развиваться и достигать поставленных целей.
Установка KPI также способствует повышению мотивации сотрудников. Четкие и измеримые цели помогают сотрудникам понять, что от них ожидается, и дает им ясное представление о том, как их работа влияет на общие результаты компании. Когда сотрудники видят, что их усилия отражаются в достижении KPI и приводят к положительным результатам, это мотивирует их работать более эффективно и стремиться к лучшим результатам.
Таким образом, аналитика в CRM позволяет контролировать работу сотрудников, устанавливать KPI и повышать их мотивацию. Это важные инструменты для эффективного управления командой и достижения успеха в бизнесе.

p.s. а ведь это не вся автоматизация, которую можно настроить.