Хотите повысить эффективность бизнес-процессов?
Получите оценку работ по внедрению Битрикс24
Ключ к успешному развитию юридической компании: оргстурра, KPI, процессы Хотите, чтобы ваша юриди...
Хотите, чтобы ваша юридическая фирма процветала и достигала новых успехов? Важно иметь правильную организационную структуру и эффективные процессы, которые помогут вашему бизнесу быть успешным. Мы предлагаем готовую базу, которая поможет вам создать сильную и мотивированную команду в вашей юридической компании!
Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.
Поделитесь этой статьей с товарищем, которому интересна работа в Битрикс24 с посменным графиком. Он будет благодарен. И подписывайтесь на мой блог — повышайте свою цифровую грамотность.
Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.
Как составить регламенты компании и систему мотивации? Рассмотрим в этой статье.
Здесь рассматривается оптимальная организационная структура для небольших юридических компаний. Вы можете сравнить ее с текущим состоянием вашей компании и принять решение о том, кого стоит включить в ваши процессы и какие ключевые показатели эффективности (KPI) следует установить для мотивации ваших сотрудников.Процессы компании на 15 сотрудников (включая штатный персонал и фрилансеров)
Организационная структура: роли и связи
В микро-бизнесе в отрасли "Юридические услуги" с количеством сотрудников до 15 человек в штате и на фрилансе, эффективная организационная структура может выглядеть следующим образом:
1. Генеральный директор:
- Отвечает за общее управление компанией, разработку стратегии и принятие стратегических решений.
- Непосредственно подчиняется совладельцам компании или акционерам.
2. Юристы:
- Занимаются предоставлением юридических услуг клиентам.
- Могут быть разделены на специализированные группы в зависимости от области права (например, гражданское право, корпоративное право, налоговое право и т.д.).
3. Адвокаты:
- Осуществляют представительство интересов клиентов в суде и других юридических инстанциях.
- Могут быть разделены на группы в зависимости от специализации (например, гражданские дела, уголовные дела и т.д.).
4. Помощники юристов и адвокатов:
- Оказывают оперативную поддержку юристам и адвокатам в выполнении задач.
- Могут выполнять функции по подготовке документов, сбору информации и общению с клиентами.
5. Отдел продаж:
5.1. Менеджер по продажам:
- Отвечает за привлечение новых клиентов, развитие клиентской базы и увеличение объема продаж.
- Подчиняется генеральному директору.
5.2. Специалисты по клиентскому обслуживанию:
- Занимаются обработкой запросов клиентов, консультированием и поддержкой клиентских отношений.
- Могут подчиняться менеджеру по продажам.
Именно такая организационная структура отдела продаж помогает делать больше продаж по следующим причинам:
1. Четкая ролевая структура
Отдел продаж имеет менеджера по продажам, который отвечает за развитие и реализацию стратегии продаж. Специалисты по клиентскому обслуживанию обеспечивают оперативную поддержку клиентам. Это позволяет каждому сотруднику сосредоточиться на своих задачах и достижении поставленных целей.
Каждый сотрудник имеет четко определенные роли и задачи, что способствует более эффективному выполнению работ и достижению поставленных целей.
2. Улучшенное клиентское обслуживание
Отдел продаж, взаимодействуя с клиентами, обеспечивает высокий уровень обслуживания и консультаций. Это способствует укреплению доверия клиентов и повышению вероятности заключения сделок.
В долгосрочном периоде это повлияет на репутацию компании и ваши контакты будут передавать из рук в руки, что приведет к мощному устойчивому эволюционному росту компании.Процессы, KPI и целевые результаты сотрудников - на чем фокусировать людей?
1. Генеральный директор
Процессы:
- Общее управление компанией
- Разработка стратегии и принятие стратегических решений
KPI:
- Уровень реализации стратегических целей
- Финансовые показатели
- Рост компании
Ценный продукт:
Разработанная стратегия компании, принятые стратегические решения
2. Отдел продаж
2.1. Менеджер по продажам:
Процессы:
- Привлечение новых клиентов
- Развитие клиентской базы
- Увеличение объема продаж
KPI:
- Объем продаж
- Количество новых клиентов
- Конверсия сделок
Ценный продукт:
Увеличение клиентской базы, заключение новых договоров
2.2. Специалист по клиентскому обслуживанию
Процессы:
- Обработка запросов клиентов
- Консультирование клиентов
- Поддержка клиентских отношений
KPI:
- Уровень удовлетворенности клиентов
- Повторные сделки
- Рейтинг обслуживания
Ценный продукт:
Качественное обслуживание клиентов, удержание существующих клиентов
3. Отдел юристов
3.1. Юристы
Процессы:
- Предоставление юридических услуг
- Консультации по правовым вопросам
- Подготовка документов и соглашений
KPI:
- Количество успешно завершенных дел
- Уровень удовлетворенности клиентов
- Соблюдение сроков выполнения задач
Ценный продукт:
Качественные юридические услуги, точные и правильно оформленные документы
3.2. Адвокаты
Процессы:
- Представительство интересов клиентов в суде и других юридических инстанциях
- Разрешение споров и конфликтов
KPI:
- Количество выигранных дел
- Уровень удовлетворенности клиентов
- Репутация в судебной практике
Ценный продукт:
Успешное представительство клиентов, разрешение споров и конфликтов
3.3. Помощники юристов и адвокатов
Процессы:
- Подготовка документов
- Сбор информации
- Общение с клиентами
KPI:
- Качество и точность подготовленных документов
- Своевременность предоставления информации
- Уровень удовлетворенности клиентов
Ценный продукт:
Подготовленные документы, собранная информация, эффективное общение с клиентами
4. Отдел маркетинга - Маркетинговый менеджер/Маркетолог
Процессы:
- Разработка маркетинговых стратегий
- Создание рекламных материалов и контента
- Организация мероприятий и промо-акций
KPI:
- Уровень узнаваемости бренда
- Количество привлеченных клиентов
- Эффективность маркетинговых кампаний
Ценный продукт:
Успешные маркетинговые стратегии, привлечение новых клиентов, повышение узнаваемости бренда.
Установка KPI помогает сотрудникам иметь ясные цели и мотивацию для достижения результатов в своей работе, а также позволяет компании оценивать эффективность их деятельности.
В компании "Юристы Соломина и партнеры" утро начинается с бурного движения в офисе.
Утро в офисе компании начинается с активной деятельности. Менеджер по продажам, Александр, берет в руки свой смартфон и открывает табличку Google на компьютере, где хранятся контакты потенциальных клиентов и клиентов, которые уже обслуживаются. Он перезванивает по пропущенным звонкам с вечера и связывается с клиентами, которые находятся на текущем обслуживании. Это быстрый источник денег, поскольку достаточно выслушать, что случилось, и выставить соответствующий счет на работу юриста. Параллельно Александр открывает Вконтакте и обнаруживает новую заявку от потенциального клиента. Он быстро реагирует, отвечает на запрос и записывает информацию в свою записную книжку. Кроме того, он фиксирует все данные в Google таблице, чтобы обеспечить удобный доступ к ним для всей команды.
В это время, в другом уголке офиса, юристы Екатерина и Михаил собираются вместе, чтобы обсудить новые дела. Они наливают себе чай и открывают КБИ (корпоративную базу информации) и КАД (корпоративный архив документов), где хранится информация о клиентах и юридических делах. Екатерина делает заметки в своей записной книжке, чтобы иметь быстрый доступ к важным деталям, а Михаил проверяет свой личный смартфон, чтобы уточнить детали дела и быть в курсе последних обновлений.
В это же время, на входе в офис, вывеска с логотипом компании привлекает внимание проходящих мимо людей. Один из них, Дмитрий, решает зайти и узнать больше о юридических услугах. Он оставил свои контактные данные на лендинге компании, на который перешел по рекламе, но пока никто не отреагировал на его заявку. Когда Дмитрий входит в офис, его встречают Екатерина и Михаил. Екатерина провожает клиента в отдел продаж, чтобы более детально обсудить его потребности и предложить подходящие юридические услуги.
Дмитрий сообщает, что пару дней назад он оставил свои контактные данные на лендинге компании, на который перешел по рекламе. Александр, который отвечает за отдел продаж, внимательно слушает клиента, консультирует его по доступным услугам и записывает его на встречу с юристами. Клиент хотел бы пообщаться с юристами прямо сейчас, ведь не зря же он пришел в офис, но существует регламент работы, который нужно соблюдать.
Александр вносит данные о новой заявке в табличку Google и провожает клиента. Затем он идет к юристам Екатерине и Михаилу в кабинет и передает им информацию о новой заявке. Михаил и Екатерина обсуждают, кто из них возьмет дело. В результате они договариваются между собой, и Михаил вносит информацию о встрече с клиентом в свою записную книжку, чтобы быть готовым к встрече и иметь доступ к необходимым деталям.
Команда "Юристы Соломина и партнеры" работает слаженно и эффективно настолько, насколько это возможно. Однако использование CRM-системы могло бы сделать процесс еще более эффективным, позволяя более удобно управлять контактами клиентов, делами и расписанием встреч. Это помогло бы команде более эффективно организовывать свою работу и обеспечивать высокий уровень обслуживания клиентов.
Конечно, команда работает слаженно и эффективно настолько, насколько это возможно. Но с CRM-системой было бы эффективнее. Но об этом в другой статье.
Что могло бы улучшить ситуацию?
Если бы менеджер Александр был сосредоточен только на новых клиентах, то тогда не пропустил бы заявку и клиент Дмитрий не стал бы зря приходить в офис. Никто не тратил бы лишнего времени, а лояльность клиента была выше.
Вывод - нужно выделять менеджера, который будет работать с текущими клиентами. И нужен отдельный менеджер, который работает только с новыми клиентами.
А может вообще без всяких KPI?
Давайте представим, что в юридической компании "Юристы Соломина и партнеры" не было бы вообще установлено KPI (ключевых показателей эффективности) для менеджеров по продажам.
В этом случае, менеджеры могли бы работать без четких целей и мотивации Это привело бы к медленной обработке клиентов и недостаточному вниманию к их потребностям. Без KPI, менеджеры могли бы не проявлять достаточной инициативы в поиске новых клиентов и заключении договоров. Это в свою очередь привело бы к нехватке работы для юристов, которые ожидали бы новых дел и клиентов. В конечном итоге, возник бы кассовый разрыв, так как компания не генерировала достаточный доход, чтобы покрыть зарплаты сотрудников.
Благодаря установленным KPI, компания будет более эффективной и успешной. Менеджеры по продажам будут более продуктивными, привлекая новых клиентов и заключая больше договоров. Юристы были бы заняты работой и обеспечивали бы доход компании. В итоге, собственник компании избежал бы кассового разрыва и смог бы успешно развивать свой бизнес.
Как оптимизировать процессы и убрать рутину?
При использовании разных инструментов и отсутствии централизованной CRM системы в компании возникает много рутины и проблем. Но с помощью CRM Битрикс24 можно упростить процессы автоматизации. Давайте рассмотрим пример: в компании "Юристы Соломина и партнеры" менеджер по продажам Александр должен записывать информацию о клиенте вручную и передавать ее юристам. Это занимает много времени и может привести к ошибкам.
С внедрением CRM Битрикс24 этот процесс становится проще. Когда поступает новая заявка, информация о клиенте автоматически регистрируется в CRM системе. Менеджер Александр может легко получить доступ к этой информации и назначить задачу юристам прямо в системе. Все данные о клиенте, детали дела и коммуникация между сотрудниками будут централизованы и доступны в одном месте.
Кроме того, клиенты могут самостоятельно записаться на консультацию на сайте компании, минуя менеджера по продажам. Менеджер может встретить клиента перед консультацией, а затем клиент может общаться с юристом. Если нужна предварительная квалификация клиента, менеджер может быстро связаться с ним при поступлении заявки в CRM.
Внедрение CRM Битрикс24 позволяет сократить рутинные задачи, упростить взаимодействие между сотрудниками и повысить эффективность работы. В следующей статье можно увидеть больше примеров автоматизации и преимуществ использования CRM системы.
Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.
Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.
Хотите увеличить прибыль и снизить накладные расходы?
Получите оценку работ по внедрению Битрикс24
ИП Трошкина Ю.В.
ИНН: 344311875503
ОГРНИП: 316344300149001
— Бесплатные Сайты и CRM.