Как обнаружить и устранить дубликаты в CRM Битрикс24

Дублирование записей в CRM — это частая проблема, которая возникает из-за повторного создания заявок или контактов через различные каналы связи. В этой статье мы рассмотрим, как эффективно находить и обрабатывать дубликаты лидов, контактов и других элементов в системе Битрикс24.

Поиск и удаление дубликатов в Битрикс24

В Битрикс24 предусмотрен встроенный инструмент для контроля дубликатов, который автоматически обнаруживает и объединяет повторяющиеся записи в базе данных. Для использования этого функционала требуется коммерческий тариф, а также права пользователя на редактирование и удаление элементов.

Чтобы начать работу с дубликатами, перейдите в раздел CRM и выберите категорию, в которой нужно проверить данные (например, лиды, сделки или контакты). Затем нажмите на значок шестеренки и выберите опцию «Контроль дубликатов».

Настройка параметров поиска дубликатов

В открывшемся окне настроек необходимо указать критерии, по которым система будет искать дубликаты. В зависимости от типа элемента, проверка может проводиться по следующим параметрам:

• Лиды: имя, фамилия, компания, email, телефон.
  
• Компании: ИНН, ОГРН, телефон, email, расчетный счет.
  
• Контакты: ИНН, ОГРН, компания, телефон, email.
  

После выбора параметров запустите сканирование. Время выполнения зависит от объема данных в CRM: чем больше записей, тем дольше будет длиться процесс. Чаще всего дубликаты возникают из-за добавления новых контактных данных (например, нового номера телефона или email), которые система воспринимает как отдельную запись.

Автоматическое и ручное объединение дубликатов

После завершения сканирования Битрикс24 автоматически предложит объединить найденные дубликаты. Если в данных нет конфликтов, система выполнит слияние без участия пользователя. Однако в случае несовпадения информации (например, разных имен или адресов), потребуется ручное вмешательство.

При ручном объединении система отобразит сравнительную таблицу с конфликтующими данными. Пользователь сможет выбрать, какие данные оставить, а какие удалить. Если требуется более детальная правка, можно открыть карточку элемента и внести изменения вручную.

Для объединения данных достаточно выделить нужные элементы и нажать кнопку «Объединить». Если решение по какому-то дубликату пока не готово, его можно отложить и вернуться к нему позже через навигацию в правом нижнем углу экрана.

Результаты обработки дубликатов

После завершения процесса объединения в базе останется только одна запись, содержащая актуальные данные. Дубликат будет автоматически удален, а система уведомит пользователя об успешном завершении операции.

Рекомендации по работе с дубликатами

1.    Регулярная проверка: Систематическая очистка базы от дубликатов помогает избежать накопления лишних записей и упрощает работу с данными.

2.    Резервное копирование: Перед массовым удалением или объединением данных рекомендуется создать резервную копию базы.

3.   Внимательность: Убедитесь, что удаляемые данные больше не понадобятся, чтобы избежать потери важной информации.

Использование инструмента контроля дубликатов в Битрикс24 позволяет поддерживать базу данных в актуальном состоянии, избегая путаницы и повышая эффективность работы с клиентской информацией.

Если у вас остались вопросы или вы хотите узнать больше о том, как эффективно работать с дубликатами в Битрикс24, а также о других функциях CRM, напишите нам на сайте https://aupil.com/ или позвоните по номеру +79581008627. Мы с радостью поможем вам оптимизировать вашу базу данных и улучшить процессы в CRM!